Accueil visiteurs entreprise : en quoi ça consiste ?

accueil en entreprise
Accueil

Il y a différentes questions à se poser en ce qui concerne l’accueil visiteurs entreprise. Considéré comme étant un moment privilégié, sa réussite repose sur différents points. C’est la qualité de ces rapports humains qui permettra de faire toute la différence. Un accueil performant est basé sur la courtoisie et l’efficacité que l’accueil soit physique ou téléphonique. Alors comment faire bonne impression et quel agencement proposé ?

Qu’est-ce que l’accueil en entreprise ?

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Accueil en entreprise

Comme son nom l’indique, il s’agit d’accueillir vos clients, visiteurs, fournisseurs… dès lors que ces derniers se présentent à vous. N’oubliez pas que le premier contact est celui qui va par la suite cadencer toutes vos futures relations. C’est pourquoi, vous devez impérativement soigner l’accueil visiteurs entreprise. Choisissez par conséquent des personnes expérimentées dans le domaine. Car l’accueil est un métier, il ne suffit pas d’être souriante. Il y a des compétences à posséder afin de renseigner, conseiller et orienter au mieux le visiteur.

L’accueil est donc à la fois un lieu destiné à cet effet et la façon dont recevoir vos visiteurs. Ce processus ne s’improvise pas, il demande certaines compétences bien précises.

Comment procéder ?

Vous devez déjà destiné un lieu à cette tâche. Pour cela choisissez un endroit visible proche de l’entrée afin que vos visiteurs voient l’accueil dès leur arrivée. L’idéal c’est qu’il soit légèrement isolé des bureaux et des salles de réunion afin de vous garantir un maximum d’intimité et de confidentialité. Agencez-le de manière à le rendre agréable pour les visiteurs surtout s’ils doivent patienter quelques instants. Décorez-le selon votre activité professionnelle. Pour une banque ou une administration, une déco classique est la plus appropriée. Si votre entreprise se trouve dans le high tech n’hésitez pas à installer un écran qui diffuse votre actualité dans le domaine etc…

Quels sont les différents agencements ?

Différentes possibilités s’offrent à vous selon la taille de votre entreprise. Sachez que même si vous disposez d’un petit lieu, vous pouvez trouver un endroit où installer quelques chaises. Voici les configurations les plus visibles en entreprise :

  • l’accueil ouvert : il est destiné à un accueil direct c’est-à-dire une demande d’informations, d’horaires, d’orientation etc… à une hôtesse ou un hôte d’accueil
  • l’accueil semi-ouvert : celui-ci possède une cloison à mi-hauteur qui permet de dissimuler un ordinateur par exemple, des dossiers, des formulaires etc… afin de les mettre à l’abri des regards
  • un salon d’accueil ou salle d’attente : ce lieu à part de l’accueil est prévu pour une attente plus longue et peut être séparé de l’accueil proprement parlé par une cloison ou se trouver dans une pièce à part.

Tout dépendra de la place dont vous disposez et de votre activité professionnelle.